Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como Willyan Haddad Pimenta, pessoa física, inscrito no CPF nº ***.***.197-**, com endereço na Praia de Itaparica — Vila Velha/ES (doravante "Systetica", "nós"), trata dados pessoais no âmbito da plataforma de gestão de clínicas de estética disponibilizada em systetica.com (site institucional) e app.systetica.com (produto).

Ao utilizar o Systetica, você declara estar ciente desta Política. Recomendamos a leitura atenta antes de fornecer qualquer dado pessoal.

1. Definições

Para os fins desta Política, aplicam-se as definições da LGPD. As principais:

• Dado pessoal sensível: dado sobre saúde, vida sexual, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, dado genético ou biométrico, entre outros (art. 5º, II, LGPD).
• Titular: a pessoa natural a quem se referem os dados pessoais.
• Controlador: quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados.
• Operador: quem realiza o tratamento em nome do controlador.
• Cliente (Clínica): a clínica de estética, profissional ou empresa que contrata o Systetica.
• Paciente: a pessoa atendida pela Clínica (no sistema, chamada de "Cliente").

2. Nossos papéis: quando somos Operador e quando somos Controlador

Nosso papel sob a LGPD depende de quais dados estão em questão:

2.1. Systetica como OPERADOR

Em relação aos dados dos pacientes/clientes finais inseridos pela Clínica na plataforma (dados cadastrais, anamnese, procedimentos estéticos, prontuário, histórico financeiro dos atendimentos), a Clínica é a CONTROLADORA (define finalidades e meios do tratamento) e o Systetica atua como OPERADOR, tratando esses dados em nome e sob as instruções da Clínica, nos limites do contrato/Termos de Uso.

O mesmo vale para os registros de uso do ambiente da Clínica (seção 3.4), que o Systetica produz e mostra ao Administrador da Clínica em nome dela.

2.2. Systetica como CONTROLADOR

Em relação aos dados que nós próprios decidimos tratar — por exemplo, dados de cadastro e conta do usuário da Clínica (nome, e-mail, telefone), dados de cobrança/assinatura, dados de navegação no site institucional, contatos de suporte e marketing, os registros de acesso que guardamos como provedor de aplicação de internet e os dados que usamos para proteger a plataforma (como tentativas de entrada) — o Systetica é o CONTROLADOR.

Esta Política detalha principalmente o tratamento em que o Systetica figura como Controlador. Para os dados de pacientes tratados como Operador, consulte também a política de privacidade da sua Clínica.

3. Dados que coletamos

3.1. Dados fornecidos por você (usuário da Clínica)

• Cadastro/conta: nome da clínica, CPF ou CNPJ, telefone/WhatsApp, e-mail, endereço, nome de quem administra, login e senha, a página ou campanha de onde veio o cadastro e a prova do aceite dos Termos (data e IP). A Clínica também cadastra os usuários da sua equipe (nome, login, e-mail e perfil de acesso).
• Faturamento/assinatura: dados necessários à cobrança do plano contratado. O pagamento é processado por parceiro especializado, em ambiente dele: o Systetica não coleta nem armazena o número do cartão, o código de segurança ou a validade.
• Suporte e comunicação: conteúdo de mensagens enviadas pelos canais de atendimento (e-mail, WhatsApp ou redes sociais) e pelas solicitações abertas dentro do sistema (AJUDA → Minhas Solicitações), inclusive imagens anexadas; e as perguntas feitas ao assistente Will na Central de Ajuda.

3.2. Dados coletados automaticamente

• Registros de acesso: endereço IP, data e hora, navegador e sistema do aparelho.
• Registros de uso do ambiente da Clínica: ver seção 3.4.
• Registros técnicos de erro: endereço acessado, IP, navegador e dados técnicos da falha, para corrigir problemas.
• Cookies e armazenamento local do navegador: ver seção 9.
• Site institucional: medição de audiência sem cookies e sem identificação pessoal (ver seção 6).

3.3. Dados de pacientes inseridos pela Clínica (tratados como Operador)

Inseridos e controlados pela Clínica, podem incluir dados cadastrais, dados sensíveis de saúde (anamnese, procedimentos, fichas de aplicação, exame físico), dados de agenda, orçamentos, contratos e pagamentos, dados que a própria pessoa preenche em link enviado pela Clínica (pré-cadastro, escolha de horário e autorização para mensagens por WhatsApp) e respostas à pesquisa de satisfação e à confirmação de consulta.

A imagem da câmera usada na simulação estética é processada no próprio aparelho e não é enviada aos servidores do Systetica.

3.4. Registros de uso

Para proteger os registros da Clínica contra mudança e acesso indevidos, o sistema guarda, no ambiente de cada Clínica, quem criou, alterou, excluiu, abriu ou imprimiu registros, as entradas e tentativas de entrada e a troca de senha, com data, hora, IP, navegador e cidade aproximada. Quem preenche um link enviado pela Clínica também entra nesses registros.

Eles servem à segurança, à prevenção de fraude e à rastreabilidade, com acesso restrito a pessoas autorizadas.

4. Finalidades do tratamento

Tratamos dados pessoais para:

1. Fornecer e operar a plataforma (criar e manter conta, disponibilizar os módulos de agenda, prontuário/anamnese, financeiro, contratos, estoque e integrações);
2. Proteger o acesso e os registros (segurança, prevenção a fraude e abuso, rastreabilidade e aviso de acesso novo);
3. Processar a assinatura e a cobrança do plano contratado;
4. Prestar suporte e responder solicitações, inclusive pelo assistente Will na Central de Ajuda;
5. Enviar, em nome da Clínica e quando ela liga o recurso, confirmação de consulta e pesquisa de satisfação;
6. Melhorar o produto (análises estatísticas e de uso, preferencialmente com dados agregados ou anonimizados);
7. Comunicar novidades, avisos operacionais e, quando autorizado, ações de marketing;
8. Cumprir obrigações legais, regulatórias e fiscais, inclusive a guarda dos registros de acesso, e exercer direitos em processos.

Como Operador, tratamos os dados de pacientes exclusivamente para executar as funcionalidades solicitadas pela Clínica.

5. Bases legais (art. 7º e art. 11 da LGPD)

Cada tratamento se apoia em ao menos uma base legal:

6. Compartilhamento de dados

Não vendemos dados pessoais. Podemos compartilhar dados nas seguintes hipóteses:

• Operadores que nos apoiam na prestação do serviço, nestas categorias:
  • hospedagem, infraestrutura e armazenamento em nuvem, inclusive cópia de segurança;
  • processamento de pagamentos;
  • envio e recebimento de e-mails, inclusive a pesquisa de satisfação e a cópia de contrato que a Clínica envia às pessoas que atende;
  • mensageria de WhatsApp: confirmação de consulta e pesquisa de satisfação, quando a Clínica liga o recurso e a pessoa autorizou;
  • assinatura eletrônica de contratos, quando a Clínica usa o recurso: o provedor recebe o documento e o nome e o contato de quem assina;
  • assistente de ajuda por inteligência artificial (Will), como descrito abaixo;
  • serviços técnicos usados pelo navegador: fontes, notificações, quando a pessoa as ativa, e medição de audiência do site.
  A lista de fornecedores pode ser pedida ao encarregado (seção 11).
• Autoridades públicas, quando exigido por lei, regulação ou ordem judicial;
• Terceiros em operações societárias (fusão, aquisição, reestruturação), preservando esta Política;
• A própria Clínica, no caso dos dados de pacientes que ela controla e dos registros de uso do seu ambiente (seção 3.4).

Assistente de ajuda (Will). Para responder, enviamos ao provedor de inteligência artificial a pergunta, a conversa, o primeiro nome de quem pergunta e a tela em que a pessoa está. Não são enviados dados de pacientes, agenda, prontuário ou informações financeiras, e a própria tela pede para não escrever nome de cliente.

6.1. Transferência internacional

Alguns provedores tratam dados fora do Brasil:

Os dados ficam com cada provedor pelo tempo necessário à finalidade. As transferências observam o art. 33 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, com base nos contratos de cada provedor. Você pode pedir ao encarregado (seção 11) a cópia das cláusulas aplicáveis e exercer os direitos da seção 10.

7. Retenção e eliminação

Mantemos os dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades desta Política e as obrigações legais aplicáveis:

Ao término do prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo hipóteses de guarda obrigatória (art. 16 da LGPD).

8. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, como criptografia em trânsito e controle de acesso por perfil.

Nenhum sistema é 100% infalível. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares: (a) quando formos Controlador, comunicaremos a ANPD e os titulares afetados, nos termos do art. 48 da LGPD; (b) quando formos Operador, avisaremos a Clínica sem demora injustificada, para que ela faça essas comunicações.

9. Cookies e tecnologias de rastreamento

Utilizamos apenas o necessário ao funcionamento do serviço: um cookie essencial, que mantém a sessão aberta; armazenamento local do navegador, para a sessão e as preferências; verificação contra robôs na página de cadastro; e as fontes do site e do sistema.

Não utilizamos cookies de analytics, de publicidade ou de rastreamento de terceiros. Por isso, não exibimos banner de consentimento de cookies.

Você pode gerenciar cookies e o armazenamento local nas configurações do navegador. A desativação dos itens essenciais pode comprometer o funcionamento da plataforma.

10. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar:

1. Confirmação da existência de tratamento;
2. Acesso aos seus dados;
3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos;
5. Portabilidade a outro fornecedor, mediante pedido expresso e conforme a regulamentação da ANPD;
6. Eliminação dos dados tratados com consentimento (ressalvadas as guardas legais);
7. Informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
8. Informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências;
9. Revogação do consentimento.

Você também pode se opor a tratamento feito sem consentimento, em caso de descumprimento da LGPD (art. 18, § 2º), e pedir a exclusão definitiva dos dados que forneceu ao término da relação, ressalvadas as guardas obrigatórias (art. 7º, X, do Marco Civil da Internet).

11. Como exercer seus direitos

Entre em contato pelo canal do Encarregado (DPO):

• Encarregado (DPO): Willyan Haddad Pimenta
• E-mail: [email protected]

Poderemos solicitar informações para confirmar sua identidade antes de atender ao pedido. Responderemos nos prazos previstos na LGPD.

Você também pode apresentar reclamação à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) — gov.br/anpd — ou aos órgãos de defesa do consumidor (art. 18, § 8º, da LGPD).

12. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no serviço, na lei ou na nossa operação. A versão vigente fica publicada em systetica.com/privacidade, com a data de vigência.

Quando a mudança tocar a finalidade, a forma ou a duração do tratamento, a identificação do controlador ou o compartilhamento de dados, informaremos o teor da mudança com destaque, por e-mail ao endereço cadastrado da Clínica ou por aviso dentro do sistema. Quando um tratamento depender de consentimento, você poderá revogá-lo se discordar da mudança.

13. Contato

Consulte também os Termos de Uso.